En cualquier empresa se realizan reuniones. Dependiendo del tamaño de la empresa serán más o menos, y probablemente en una empresa pequeña muchas veces ni siquiera las llamamos reuniones como tal: nos sentamos varias personas, hablamos de una serie de cuestiones, tomamos algunas decisiones, y seguimos trabajando.
El problema viene con el paso del tiempo.
Seguro que os ha ocurrido alguna vez que, pasado un tiempo desde una reunión, alguien hace referencia a algo que se habló en ella, y no todo el mundo recuerda exactamente lo mismo.
Esto es normal. Si esta mañana tenemos una reunión y hablamos de diez cuestiones diferentes, esta tarde probablemente todos recordaremos razonablemente bien qué hemos hablado. Dentro de seis meses, probablemente ya no tanto. Y dentro de tres años, es posible que alguna de las personas que participaron en esa reunión ni siquiera siga en la empresa.
En mi caso, además, tengo bastante tendencia a pensar en términos de acumulación. Una reunión concreta no supone demasiado problema. Pero si hacemos una reunión a la semana, tenemos aproximadamente cincuenta reuniones al año. En cinco años son unas 250 reuniones, y eso suponiendo que únicamente hacemos una reunión semanal. Si tenemos diferentes departamentos, diferentes proyectos, reuniones con clientes, reuniones internas, etcétera, la cantidad de información que se genera a lo largo del tiempo puede ser bastante grande.
Por supuesto, para eso existen las actas.
Pero hacer actas también plantea una serie de cuestiones.
Podemos crear un documento de texto, guardarlo en una carpeta y ponerle un nombre. Si tenemos cinco o diez documentos, seguramente será suficiente. Pero conforme pasa el tiempo empezamos a tener decenas, o cientos, y entonces hay que pensar dónde se almacenan, cómo se nombran, cómo se clasifican, y sobre todo cómo vamos a encontrarlos posteriormente.
Porque pensad que normalmente cuando necesitamos consultar un acta antigua no necesariamente recordamos la fecha exacta.
Quizás sabemos que correspondía a un determinado proyecto. O a un cliente. O a una reunión de dirección. Sabemos aproximadamente cuándo ocurrió, pero no necesariamente sabemos que fue el 17 de febrero de hace tres años.
Además, a mí hay una cuestión que me parece especialmente interesante en este sentido.
Cuando una empresa lleva funcionando durante bastante tiempo, empieza a acumular decisiones. Y las personas que se incorporan posteriormente ven el resultado de esas decisiones, pero no necesariamente conocen el motivo por el cual se tomaron.
Esto ocurre muchísimo.
Se realiza un procedimiento de una determinada forma porque hace tres años se decidió hacerlo así. Pero quizás la persona que participó en aquella decisión ya no está, o quizás nadie recuerda exactamente cuáles eran las circunstancias en aquel momento.
Y al final aparece la típica frase de "esto se hace así porque siempre se ha hecho así".
Personalmente, esa frase nunca me ha gustado demasiado.
Puede ocurrir perfectamente que una decisión tomada hace tres años siga siendo válida. Pero también puede ocurrir que las circunstancias hayan cambiado. En cualquier caso, poder consultar qué se decidió y, especialmente, por qué se decidió, proporciona una información que puede ser bastante útil.
También tenemos el problema de compartir esa información.
Por ejemplo, podemos tener una reunión con un cliente y posteriormente querer que ese cliente tenga acceso al acta. Podemos enviarle un PDF por correo, evidentemente. Pero quizás posteriormente corregimos o ampliamos el acta. Entonces tenemos una versión en nuestro sistema y otra versión que ya hemos enviado.
También podemos darle acceso a una carpeta compartida, aunque en ese caso tenemos que controlar qué otros documentos hay dentro de esa carpeta.
Son pequeñas cuestiones, pero se van acumulando.
Hace un tiempo empecé a desarrollar una aplicación precisamente para gestionar este proceso, que es jocarsa | actas.
La aplicación permite crear las actas y mantenerlas centralizadas, clasificarlas mediante categorías y posteriormente consultar el histórico. De esta forma, si por ejemplo una empresa quiere clasificar sus actas por departamentos, puede hacerlo. Si le resulta más útil clasificarlas por proyectos, también puede hacerlo. La clasificación dependerá de cómo trabaje cada organización.
También permite compartir un acta concreta mediante un enlace, de forma que podemos facilitar ese enlace a una persona sin tener que enviar el documento como archivo y sin tener que proporcionar acceso al resto de actas.
La idea con la que desarrollé la aplicación viene precisamente de todo lo anterior.
Si una empresa realiza reuniones de forma habitual, a lo largo de los años esas reuniones generan una cantidad considerable de información. Y dentro de esa información hay decisiones, explicaciones, antecedentes y cuestiones que quizás hoy no parecen especialmente relevantes, pero que pueden serlo dentro de un tiempo.
Así que, si realizáis reuniones de forma habitual y actualmente las actas están repartidas entre documentos, carpetas, correos, o directamente no se están realizando, quizás os interese echar un vistazo a jocarsa | actas.
Especialmente pensando no en la reunión que habéis tenido esta mañana, sino en el momento en el que necesitéis recordar qué ocurrió en ella dentro de dos años.