Hay una pregunta que en determinados tipos de empresa se hace prácticamente todos los días.
¿Quién ha venido hoy?
En una empresa pequeña seguramente la respuesta es bastante evidente. Tenemos diez personas, nos conocemos todos, sabemos quién está trabajando, quién está de vacaciones y quién nos avisó ayer de que hoy tenía una cita médica.
Pero conforme aumenta el número de trabajadores, o cuando tenemos diferentes centros, diferentes turnos o personas que no trabajan siempre en el mismo sitio, la situación empieza a complicarse.
Y normalmente no se complica de golpe.
Empieza con pequeñas cosas.
Una persona avisa por teléfono de que va a llegar tarde.
Otra envía un mensaje.
Otra había comunicado hace una semana que hoy no estaría, pero la persona que recibió el aviso no está trabajando ese día.
Alguien ha fichado, pero posteriormente ha tenido que salir.
Otra persona está teletrabajando.
Y al final tenemos información sobre asistencia repartida entre varios sitios.
Esto es bastante habitual porque cada incidencia, de forma independiente, es sencilla de gestionar.
Si una persona me dice "mañana llegaré una hora tarde", probablemente me acordaré.
El problema aparece cuando no es una persona, ni un día, ni una incidencia.
Cuando tenemos que mantener esa información durante meses empiezan a aparecer preguntas diferentes.
¿Cuántas ausencias ha tenido una persona?
¿Cuántos retrasos?
¿Hay determinados días en los que se concentran más incidencias?
¿Cuánto tiempo de trabajo efectivo se está realizando?
¿Qué ocurrió exactamente un día concreto?
Y aquí la memoria ya empieza a servir bastante poco.
También ocurre que muchas empresas terminan llevando parte de esta información en hojas de cálculo.
Personalmente me gustan mucho las hojas de cálculo. Las utilizo constantemente y creo que sirven para una cantidad enorme de cosas.
Pero hay procesos que, cuando se repiten continuamente y empiezan a necesitar histórico, usuarios, estados y diferentes tipos de incidencia, acaban pidiendo una aplicación específica.
Podemos tener una columna para la fecha, otra para el trabajador, otra para la hora de entrada, otra para la salida, otra para observaciones.
Luego añadimos vacaciones.
Luego bajas.
Luego retrasos.
Luego necesitamos saber quién modificó un dato.
Luego queremos consultar solamente un determinado mes.
Y poco a poco aquella hoja que inicialmente era muy sencilla empieza a convertirse en algo bastante más difícil de mantener.
Además, en cuestiones relacionadas con asistencia hay una cosa que considero especialmente importante: poder reconstruir qué ocurrió.
No solamente tener el dato actual.
Si una incidencia se corrige, o si alguien modifica una entrada porque había un error, puede ser conveniente conservar cierta trazabilidad.
Especialmente cuando varias personas gestionan la información.
También hay una diferencia importante entre registrar y analizar.
Podemos registrar perfectamente todas las entradas y salidas durante un año y, aun así, no tener una visión demasiado clara de lo que está ocurriendo.
Cuando acumulamos información empiezan a ser interesantes los totales, las tendencias y las comparaciones.
Quizás tenemos una sensación de que últimamente hay más retrasos.
Los datos nos pueden decir si realmente es así.
Quizás pensamos que las ausencias se concentran en determinados periodos.
Podemos comprobarlo.
Y cuando una empresa tiene varios centros o grupos de trabajadores, también podemos empezar a comparar situaciones que a simple vista serían bastante difíciles de observar.
Con este tipo de cuestiones en mente desarrollé jocarsa | asistencias.
La aplicación permite mantener centralizada la información relacionada con la asistencia de los trabajadores, registrar entradas, salidas e incidencias y consultar posteriormente el histórico.
También permite trabajar con diferentes grupos y situaciones, de forma que la información no quede reducida simplemente a una lista enorme de registros.
Una parte importante es precisamente poder analizar después lo que ha ocurrido.
Porque si estamos haciendo el esfuerzo de registrar información todos los días, creo que tiene sentido que esa información posteriormente nos sirva para algo más que comprobar una entrada concreta.
A lo largo de un año una empresa puede generar miles de registros relacionados con asistencia.
Cada uno de ellos por separado dice bastante poco.
Todos juntos empiezan a contar una historia bastante más interesante sobre cómo está funcionando la organización.
Y además permiten responder rápidamente a preguntas que, de otra forma, obligarían a revisar mensajes, hojas de cálculo, correos o anotaciones.
En mi experiencia, muchos problemas de gestión empiezan precisamente así.
No porque no tengamos la información.
La tenemos.
Pero está repartida.
Una parte está en una hoja de cálculo, otra en un correo, otra en un mensaje y otra directamente en la cabeza de alguien.
Si vuestra empresa gestiona todavía la asistencia de esta forma, quizás os interese echar un vistazo a jocarsa | asistencias.
Sobre todo porque la pregunta "¿quién ha venido hoy?" es sencilla.
La pregunta realmente interesante aparece cuando queremos saber qué ha ocurrido durante los últimos doce meses.